Conoce las obligaciones contables, laborales y fiscales que toda empresa debe realizar

Obligaciones contables, laborales y fiscales de una empresa

¿Conoces cuáles son las obligaciones contables, laborales y fiscales de una empresa?

Sin duda, una cuestión de vital importancia si tienes un negocio o quieres emprender. Por este motivo, te las explicaremos detalladamente para tener todo bajo control.

¿Cuáles son las obligaciones contables de una empresa?

La contabilidad es la disciplina que se encarga de controlar y registrar los gastos e ingresos de una empresa. La Agencia Tributaria, con base en el artículo 25 del Código de Comercio, exige a las sociedades mercantiles que la realicen con total precisión. ¿Cómo? A través de los libros contables.

El libro diario o registro contable

En él se anotan todos los días las operaciones efectuadas por la empresa. De este modo, su actividad queda registrada de forma cronológica mediante asientos contables. Esta tarea puede parecer un poco tediosa, motivo por el que algunos negocios lo actualizan semanal o mensualmente. Sin embargo, olvidarte de reflejar alguna operación puede conllevar una sanción.

Por su parte, este libro ha de contar con el sello del Registro Mercantil para ser válido. Cada una de las anotaciones que incluya ha de estar acompañada por la siguiente información:

• Importe total de la operación.
• Fecha de la operación.
• Cuentas que intervienen.
• Motivo de la operación.

El libro de inventario

Este documento tiene por objeto ofrecer una relación detallada de los bienes que posee el negocio. Lo debes elaborar el último día del ejercicio económico en el que te encuentres y ha de constar de:

• Balance inicial detallado.
• Balance de sumas y saldos trimestrales.
• Copia de las cuentas anuales.
• Resultado del inventario al finalizar el ejercicio.

El libro de cuentas anuales

Está directamente relacionado con el anterior. De hecho, es habitual que se consideren como un único libro. En concreto, lo forman:

• Balance de situación. En el que se detalla el activo, pasivo y patrimonio neto.
• ECPN (estado de cambios en el patrimonio neto). Especifica los cambios producidos respecto al ejercicio anterior.
• Pérdidas y ganancias. Refleja los ingresos y gastos que ha tenido el negocio durante el último año.
• Estado de flujos de efectivo. Aclara cómo se han usado los activos monetarios.
• Memoria. Amplía el contenido del resto de documentos.

Todas las obligaciones fiscales de un negocio

Hablamos de aquellas obligaciones a las que tienes que hacer frente según las leyes tributarias y se dividen del siguiente modo:

Obligaciones fiscales previas al comienzo de la actividad

Antes de poner en marcha tu negocio, estás obligado a presentar una declaración censal mediante el modelo 036 o 037, según tu caso. Además, tendrás que darte de alta en el impuesto de actividades económicas (IAE), salvo que vayas a tributar a través del IRPF (sociedades civiles, comunidades de bienes y autónomos), para lo que necesitarás cumplimentar los modelos 840 y 848.

Obligaciones fiscales durante la actividad

Mientras desarrollas tu actividad profesional, estarás sujeto a todas estas obligaciones fiscales:

• Tributación del impuesto de sociedades. A través del modelo 200 (anual) y 202 (pago fraccionado trimestral).
• Tributación del IVA. Trimestralmente mediante el modelo 303 y de forma anual con el modelo 390.
• Pagos sometidos a retención. En caso de que tengas empleados a tu cargo o de que hayas efectuado pagos a profesionales. Se lleva a cabo con los modelos 111 y 190.
• Declaraciones anuales de operaciones con terceros. A partir de 3006€. Necesitarás cumplimentar el modelo 347.

Obligaciones fiscales al terminar la actividad

Si cierras tu negocio, tendrás que darte de baja volviendo a presentar la declaración censal y deberás hacer lo mismo respecto al IAE. Tienes de plazo un mes desde que ceses la actividad.

Las obligaciones laborales de una empresa

Una vez te hemos aclarado las obligaciones contables y fiscales de tu empresa, llega el turno de comentar las laborales. Es decir, aquellas que tienes respecto a los empleados que tienes contratados:

• Inscripción en la Seguridad Social e ingreso de las cotizaciones sociales de los trabajadores.
• Firma de contratos de trabajo y entrega mensual de las nóminas correspondientes al salario.
• Llevar a cabo un registro salarial por género, categoría y grupo profesional.
• Ofrecer reconocimientos médicos laborales periódicamente.
• Diseño de un plan de prevención de riesgos laborales.
• Garantizar la protección de los datos de carácter personal de los trabajadores.
• Elaborar y exponer el calendario laboral en un lugar visible.
• Registrar la jornada diaria de los trabajadores.
• Contratar un seguro de responsabilidad civil, si así lo exige la ley.
• Contratar un seguro de convenio, siempre que así lo obligue la negociación colectiva.

A todo esto hay que sumar, además, la obligación de abonar al trabajador su salario y las cotizaciones que le correspondan en materia de cotización a la Seguridad Social y de IRPF.

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