¿Cómo actuar ante una inspección laboral?

¿Cómo actuar ante una inspección laboral?

La inspección laboral es un proceso mediante el cual un inspector se asegura de que tu empresa cumpla con las normas y regulaciones vigentes.

Esta se puede producir ante una denuncia o por una actuación organizada por la Inspección de Trabajo.

Durante ella, se te pueden solicitar varios documentos e información para verificar que tu empresa está cumpliendo con la legislación.

¿Qué te piden en una inspección de trabajo?

A continuación, te presentamos algunos de los documentos que te pueden pedir durante una inspección laboral:

• Registros de empleados. El inspector puede solicitar ver los registros de tus empleados, como contratos de trabajo, fichas de empleo o registros de salarios.

• Revisión de las instalaciones. Para comprobar que se ajustan a la ley, el inspector puede revisar tus instalaciones. Durante la visita, puede solicitarte que identifiques a las personas que se encuentran allí.

• Registros de seguridad y salud. También te puede solicitar ver los registros de seguridad y salud de tu empresa, así como los de accidentes y enfermedades laborales.

• Informes financieros y otros documentos. En el ámbito financiero, el inspector puede requerir documentación relacionada con el estado de tu empresa y las declaraciones de impuestos. Asimismo, puede requerir diferentes tipos de permisos o licencias.

• Información de los empleados. El inspector puede solicitar hablar con tus empleados. Con ello tratará de cerciorarse de que los tratas de manera justa y cumples los requisitos legales.

Ante una inspección laboral debes estar preparado y tener a mano toda la información y documentación necesarias. El inspector puede solicitar códigos de acceso a equipos informáticos, tomar muestras, métricas, fotografías, así como realizar vídeos y grabaciones de audio. Aunque tiene derecho a conocer la identificación de los empleados, estos no están obligados a mostrar su DNI o NIE.

Si cumples con todas las regulaciones y normativas laborales, no deberías preocuparte por la inspección. No obstante, si el inspector detecta algún tipo de problema, lo adecuado es trabajar con rapidez para corregirlo y evitar así una sanción.

¿Cómo son las inspecciones de trabajo?

Como te hemos comentado, los inspectores laborales pueden revisar las instalaciones de tu empresa, registros, documentos y hablar con los empleados. No están obligados a avisarte antes de una visita. Es posible que el funcionario programe una visita o que acuda por sorpresa a tus instalaciones.

En cualquier caso, ante una inspección, tanto el empleador como el representante autorizado de la empresa tienen derecho a una asesoría legal o sindical, pero es no evita que el inspector haga su trabajo.

Lo importante es que la empresa siempre esté preparada para una inspección de esta índole. Por ello, es conveniente tener a mano toda la información y documentos exigibles con el objetivo de evitar sanciones.

¿Qué debes tener en regla?

En 2015 dejó de ser obligatoria la cumplimentación del libro de visitas, pero deberías guardar durante un mínimo de cuatro años lo siguiente:

• Escritura de constitución de la sociedad.

• Resguardo de inscripción en la Seguridad Social e impuesto de actividades económicas.

• Documentos de afiliación, altas y bajas de la Seguridad Social, mutuas…

• Justificaciones de abono de cuotas o prestaciones de la Seguridad Social.

• Declaraciones oficiales y justificantes de pago o el estado corriente de las retribuciones.

• Declaraciones del impuesto de sociedades, retenciones de IRPF y de operación con terceros.

• Registros contables, balances y libro mayor, además de programas informáticos y otros archivos en soportes magnéticos.

• Documentación exigida en la normativa de prevención de riesgos laborales o materias sujetas a inspección.

• Cuadro de horario de empleados y calendario laboral.

• Registro diario de horas trabajadas donde se refleje la entrada y salida de los trabajadores.

• Contratos de trabajo y resguardo de comunicaciones.

• Nóminas de los empleados y un resumen y contabilización mensual de horas ordinarias, complementarias y extraordinarias.

¿Qué hacer y qué no hacer?

Lo que debes hacer durante una inspección laboral es mostrarte colaborativo y no ocultar información. En su transcurso, el inspector puede solicitar que un empleado lo acompañe y él estará obligado a hacerlo.

No te conviene obstaculizar su trabajo, pues puede solicitar ayuda a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado y acceder a las instalaciones sin tu consentimiento. Sin embargo, quienes trabajan desde casa no corren la misma suerte, pues el inspector necesita su permiso o una autorización judicial para acceder al interior.

Se considera obstrucción a la inspección laboral cualquier acción que impida, perturbe o retrase al inspector para que ejerza su actividad. Puede tener una sanción grave o leve según se actúe:

• Falta leve. Retraso en el cumplimiento de comunicación, información o comparecencia.

• Faltas graves. Se consideran como tal las acciones y omisiones directas del empresario o sus representantes que impidan la entrada o permanencia de los funcionarios en el centro de trabajo. También se consideran como tal las coacciones, amenazas y actos violentos al inspector o al equipo que le acompañe. Asimismo, es una falta grave no colaborar con los inspectores laborales.

¿Cómo estar preparado?

Ante una inspección laboral, la mejor estrategia es colaborar y ser transparente.

Nuestro consejo es que contrates una buena asesoría y despacho de abogados que tenga en regla toda la documentación de tu empresa y sepa informarte de todas las novedades legislativas que vayan surgiendo para que puedas adaptarte y no tener problemas.

Si podemos ayudarte, contacta con nosotros y te asesoraremos.